3 stratégies pour booster votre productivité en Télétravail.

Booster votre productivité

Augmenter sa productivité est un sacerdoce pour tous ceux qui souhaitent améliorer leurs résultats dans leur travail (ou leur business). Alors comment gagner en productivité en télétravail dans une société aussi portée sur les distractions et l’anesthésie cérébrale ?

Quels sont les pièges du travail à domicile et comment les éviter ?

Pas de panique ! Ca va bien se passer, je vais vous aider (c’est cadeau;))

Les pièges à éviter

Aaah les joies du travail à domicile ! Le bonheur, la liberté ! Plus de patron sur le dos, plus de collègues qui viennent vous déranger constamment, plus d’appels client intempestifs !

Le paradis… Oui mais voilà !

Le temps gagné en télétravail est à la merci d’un tas de distractions non productives, car la nature a horreur du vide. Si vous ne vous efforcez pas à remplacer ce temps gagné par du travail « réel », votre esprit vagabondera et vous serez distrait.e par un million de pensées « polluantes ».

Vous avez certainement entendu, à multiple reprises, l’appel des sirènes qui vous détourne de vos priorités sans pouvoir résister. C’est tout à fait normal. Le cerveau n’aime pas les efforts et choisira toujours la facilité.

C’est un véritable obstacle si l’on veut être productif.

Les réseaux sociaux et leurs notifications, les appels d’amis dont on a pas eu de nouvelles depuis longtemps et le besoin d’attention des enfants restés à la maison, entrainent inévitablement un manque de concentration et une perte de temps.

Je me souviens, quand j’ai commencé à être indépendant (artisan plombier), je devais rédiger des devis et émettre des factures, le soir après ma journée de travail (quel bonheur !). Ce qui devait me prendre 1 à 2 heures, se transformait rapidement en « toute la soirée ».

Au fil du temps, je restais à table de plus en plus longtemps pour profiter de ma famille, et pour ne rien vous cacher, j’avais de plus en plus de mal à m’y remettre. La procrastination me guettait :/.

Alors j’ai décidé de trouver une solution à mon problème. Après avoir testé plusieurs stratégies plus ou moins efficaces, je vous partage sans plus attendre celles que j’ai adoptées et qui me permettent aujourd’hui de gagner énormément, en temps et en efficacité.

Travailler intelligemment pendant les heures les plus propices.

De manière générale, les 90 premières minutes d’une journée de travail sont les plus favorables, car le matin est le moment où l’on a le plus de volonté, d’énergie et de concentration. Votre cerveau est également opérationnel et prêt à faire des efforts.

Il faut absolument profiter de ce moment pour effectuer les tâches les plus importantes qui permettront d’atteindre l’objectif de la journée.

Pour y arriver, suivez ces trois stratégies simples à mettre en place et ultra efficaces :

Stratégie 1 : mettez-vous dans une bulle.

Trois actions importantes régissent cette première stratégie : isolez-vous, isolez-vous, isolez-vous !

Ce moment privilégié ne doit en aucun cas être interrompu par des forces extérieures malfaisantes (va de retro…) Mettez-vous dans un cocon et soyez très difficile à atteindre ! C’est ce que Robin Sharma (écrivain aux multiples Best-sellers sur le leadership) appelle « les bulles étroites de concentration totale ».

La première chose à faire est de choisir un endroit isolé dans lequel vous installer, où vous vous sentez bien, et à l’abris de toutes les distractions. Pour la plupart d’entre nous, nous utilisons nos moyens de distraction favoris à raison de 2 heures et une minute par jour. Le temps dont nous avons besoin pour nous reconcentrer est de 21 minutes. Cela vous donne une idée du temps perdu en fin de journée…

Pour que ces distractions ne viennent pas de l’intérieur, coupez TOUT ce qui vous rattache à la civilisation : réseaux sociaux, notifications automatiques, rappels d’agenda et votre téléphone (mode avion ou éteint c’est encore mieux!).

Vous devez également instaurer et partager cette règle de base claire et sans compromis à votre famille. Cela évitera les frictions inutiles ;). 

Voilà, maintenant que vous êtes prêt à être focus, voyons comment prioriser les tâches et définir l’objectif journalier.

Stratégie 2: établir un planning efficace.

Pour prioriser ses tâches, il existe une constante appelée principe de Paretto (nom de l’économiste qui l’a révélé) ou loi des 80/20.

Ce principe montre que 80% des effets sont le produit de 20% des causes. Autrement dit, 20% des actions que l’on mène, apportent 80% des résultats.

Retenez bien cette loi car elle vous permettra d’identifier les données essentielles sur lesquelles accentuer votre travail.

Comment appliquer ça concrètement ?

Tout d’abord je tiens à préciser que l’autodiscipline est primordiale dans la réussite de cette stratégie qui m’a permis d’exploser ma productivité !

Si vous êtes comme moi (à mes débuts), vous êtes tout sauf autodiscipliné.e. Le moindre grain de sable vient enrayer la machine déjà pas très bien huilée. Alors forcez-vous à modifiez votre comportement en installant cette routine quotidienne pendant 21 jours (durée minimum pour créer un automatisme).

Etape 1Listez l’ensemble des actions ou tâches que vous devez réaliser pour atteindre votre objectif final. Que cet objectif soit à réaliser à court, moyen ou long terme, peu importe, la méthode reste la même.

Etape 2Créez un tableau de priorités. Sur une feuille, Excel ou tout autre support de votre choix, faites un tableau en croix comprenant 4 cases que vous allez remplir de la façon suivante:

  • Dans la case en haut à gauche placez les actions Urgentes et Importantes (UI)
  • Dans la case en haut à droite placez les actions Pas urgentes mais Importantes (PUI)
  • Dans la case en bas à gauche placez les actions Urgentes mais Pas Importantes (UPI)
  • Dans la case en bas à droite placez les actions Pas Urgentes et Pas Importantes (PUPI)

Une fois que votre tableau est correctement renseigné, vous pouvez commencer à remplir votre agenda sur une semaine.

  • Planifiez EN PRIORITE et à TRES COURT TERME les actions UI
  • Planifiez ensuite à court terme les actions PUI
  • planifiez les actions UPI quand vous aurez le temps de les faire
  • NE PLANIFIEZ PAS les actions PUPI vous perdriez votre précieux temps !
Petite astuce: chaque soir, rayez les tâches effectuées au cours de la journée et faites le point sur celles qui n'ont pas pu être traitées. Les tâches non effectuées le jour même doivent être reportées au lendemain. Cela vous permet d'organiser le jour suivant et commencer votre journée sereinement sans perdre les 90 premières minutes de travail.

Vous constaterez rapidement qu’avec cette méthode et de l’autodiscipline, votre productivité s’améliorera.

J’ai connu la loi des 80/20 en lisant « la semaine de 4 heures » de Tim Ferris. Je vous recommande d’ailleurs un super article d’Olivier Roland intitulé « Tim Ferris : la vérité sur la semaine de 4 heures » (probablement l’article de son blog que je préfère). Il lève le voile sur certaines interrogations post lecture et clarifie certains points controversés.

J’en profite pour remercier Olivier de me permettre de participer à l’évènement interblogueurs qu’il organise sur Blogueur Pro: « Télétravail : Votre meilleure astuce pour rester productif quand on travaille de chez soi ».

Stratégie 3: La méthode Pomodoro

Cette méthode a été créée par Franscesco Cirillo, développeur de logiciels italien, qui, grâce à l’utilisation de son minuteur de cuisine en forme de tomate (Pomodoro en italien) gérait son temps de travail de façon optimum.

Comment fonctionne cette méthode ?

Le principe est basé sur la division du temps de travail en intervalles réguliers, séparés par des temps de pause.

Cette méthode repose sur 6 étapes :

1- Prenez un minuteur et réglez le sur 25 minutes (temps généralement utilisé). Vous pourrez le modifier selon votre fonctionnement personnel (temps maximum de concentration). Je le règle généralement sur 35 minutes, au delà je perds en concentration.

2- Restez focus sur la tâche à accomplir jusqu’à ce que le minuteur sonne.

3- Faites une pause de 5 minutes et changez-vous les idées. Ne profitez pas de ce temps pour répondre aux emails ou autre pseudo absolue nécessité (je vous vois déjà venir !).

4- Puis repartez pour une session de 25 minutes (ou plus c’est selon).

5- Après 4 cycles de travail, prenez une grande pause de 15 à 30 minutes. Je prends généralement 3 minutes pour checker mes mails (et oui je suis incorrigible !).

6- Au bout des 30 minutes de pause, recommencez une nouvelle série de 4 cycles correspondant à un nouvelle tâche à accomplir.

Pour que cette méthode fonctionne, aucun temps de travail ne doit être interrompu.

Notez sur une feuille les actions à mener qui vous passent par la tête et replongez vous immédiatement dans votre travail. Vous les planifierez ultérieurement.

Ne prolongez pas la méthode Pomodoro sur une journée entière. Veillez à ne pas dépasser votre seuil de concentration maximale, vous ne seriez plus productif et vous décourageriez.

Profitez du reste de la journée pour répondre aux différentes sollicitations, appels, emails, et annotations que vous avez posées sur votre feuille.

En résumé:

  1. Installez-vous dans un endroit isolé, où créer votre bulle. Devenez inatteignable.
  2. Planifiez votre travail à l’avance en priorisant vos tâches de la journée.
  3. Travaillez en divisant votre temps en cycle de travail espacés de pauses.

Appliquez ces trois stratégies avec beaucoup de discipline (21 jours minimum), et vous obtiendrez des résultats incroyables de manière automatique !

Si vous avez également une ou plusieurs stratégies pour booster votre productivité, n’hésitez pas à nous les partager en commentaires. Peut-être qu’elles feront le bonheur d’un d’entre nous !

Bon business et surtout n’oubliez pas… passez à l’action !

À très vite pour de nouveaux articles,

Romain

Un commentaire

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